Transition des processus d’admission et de répertoires en ligne
Automne 2021
Automatisation du processus d’admission pour certains programmes de la Faculté des arts
Pour être admis dans certains programmes de la Faculté des arts, les candidats doivent remplir des conditions d’admission particulières, telles le dépôt d’un portfolio, une audition ou une entrevue, par exemple.
Auparavant, le processus qui impliquait plusieurs échanges par courriel et en personne entre les parties prenantes était géré manuellement ce qui se traduisait par une multitude de fichiers Excel, beaucoup de papier et de l’information éparpillée. De plus, la pandémie était un frein au processus puisque les étudiants ne pouvaient plus se présenter en personne pour déposer certains documents ou passer leur entrevue.
S’adapter à la réalité du travail à distance
Les Services informatiques ont mis à profit des fonctionnalités proposées par Microsoft Sharepoint afin d’automatiser le processus. Cela s’est traduit par la création d’une plateforme sécurisée accessible en ligne et l’élaboration de 36 flux de travaux permettant de centraliser l’information, de rendre le tout sans papier de bout en bout et d’une communication fluide entre les parties prenantes du début à la fin. C’est-à-dire à partir du moment où l’étudiant dépose ses documents jusqu’à l’acceptation finale dans le programme.
Statistiques intéressantes
Les flux assistent une équipe d’environ 16 personnes et jusqu’à maintenant, la mise en place de la solution a permis le traitement de plus de 1 266 dossiers de candidature générant 16 800 dossiers et documents et déclenchant l’envoi de plus de 10 000 courriels automatisés! Au total, c’est aussi 21 épreuves d’admission (auditions, questionnaires, entrevues, etc.) qui ont pu être gérées complètement par ce nouveau processus.
Répertoire électronique des officières et officiers
S’ils désirent bénéficier des services du Bureau des affaires étudiantes (BAÉ), les associations étudiantes reconnues et les groupes universitaires sont tenus de communiquer et maintenir à jour une liste de leurs officières et officiers.
Afin de permettre une meilleure collaboration entre les parties prenantes et d’offrir un outil qui répond mieux aux besoins engendrés par le télétravail, les Services informatiques ont mis en place le Répertoire électronique des officières et officiers. Il s’agit d’un répertoire accessible en ligne et auquel les responsables désignés des différents groupes et associations ainsi que le personnel du BAÉ ont accès, en s’authentifiant.
Les responsables sont donc en mesure d’ajouter ou de modifier rapidement les informations concernant leurs officières et officiers, mais également de déposer certains documents en lien avec leur organisation (procès-verbaux, résolutions, etc.) tandis que le personnel du BAÉ est en mesure de modifier, consulter et également gérer les accès, le tout sur une nouvelle interface conviviale.
À l’UQAM, on compte près d’une centaine d’associations étudiantes et une quarantaine de groupes étudiants et le Répertoire permet de centraliser et de consulter l’information de toutes ces organisations!