Poursuivre l’implantation de Sofia en pleine pandémie

Si l’implantation d’un nouveau système de gestion bibliographique constitue en soi un défi important, la mise en commun des collections de 18 universités dans une seule et unique plateforme représente un un projet d’une ampleur considérable. Il faut harmoniser en un seul système les particularités et processus propres à chacun des établissements.

Ce chantier d’envergure, comme en témoigne cette présentation faite en décembre 2019, permet d’offrir à la communauté universitaire du Québec un catalogue répertoriant 20 millions de documents numériques et imprimés. Le nouvel outil de recherche Sofia sera utilisé par près de 300 000 étudiantes et étudiants et une communauté enseignante et de recherche formée de plus 10 000 personnes .

Au printemps 2020, au moins 60 personnes aux bibliothèques de l’UQAM travaillent activement à la migration des données et au paramétrage des différents modules qui permettent, entre autres, la gestion des acquisitions, le paiement et le traitement des documents ainsi que l’activation des collections numériques. Au bout de cette chaîne, on doit pouvoir aisément interroger l’outil de recherche, obtenir le document souhaité, le consulter en ligne ou l’emprunter.

Depuis une année, des groupes de travail sont formés dans toutes les universités et leurs membres travaillent en collégialité afin d’harmoniser les pratiques de chacun.

À l’hiver 2020, les médias annoncent la venue de cette nouvelle plateforme commune ; une première au Québec. Le 25 janvier 2020, Le Devoir publie Les bibliothèques universitaires unissent leurs forces et le 2 mars 2020, Actualités UQAM annonce Un catalogue unifié à l’été 2020.

Le 13 mars 2020, tout le Québec doit rentrer à la maison !

Il est prévu que Sofia remplace l’outil de recherche Virtuose au plus tard le 23 juin 2020. Les discussions entre les partenaires et le fournisseur de la nouvelles plateforme sont de courte durée. Toutes les parties n’expriment qu’un souhait : conserver l’échéancier initial malgré la pandémie.

Nous étions en pleine production et il fallait poursuivre l’installation d’un nouveau système à distance. Les premiers jours de la pandémie, j’envoyais des courriels comme des bouteilles à la mer. 

Responsable de l’implantation de la plateforme partagée de services à l’UQAM

Il reste à peine 3 mois avant la date butoir. Une première étape importante doit être complétée au 1er mai, soit l’arrêt des opérations de catalogage dans notre ancien système et le début des activités d’acquisition dans la nouvelle plateforme. Il n’y a pas une minute à perdre si nous voulons donner accès à notre collection complète le 23 juin. Le personnel confiné à la maison doit obtenir rapidement l’équipement informatique lui permettant de continuer le travail. Les formations aux outils de vidéoconférence s’accélèrent et les équipes poursuivent leur collaboration dans un espace familial chamboulé.

Bien entendu, on maintient le soutien aux membres de l’UQAM qui poursuivent des activités d’enseignement, de recherche ou de rédaction. On s’assure que toutes et tous puissent continuer à accéder à la documentation souhaitée en tout temps. On communique les informations importantes à celles et ceux qui ont déposé des liens menant à nos ressources dans leur plans de cours, plateformes d’enseignement, sites web, travaux de recherche, etc. On les accompagne dans l’exportation des références de documents épinglées dans leur dossier sur Virtuose vers un logiciel de gestion bibliographique, car elles ne pourront être transférées automatiquement dans le nouvel outil de recherche.

Parallèlement, le personnel doit poursuivre son apprentissage du nouvel environnement de travail tout en continuant à utiliser celui qui sera remplacé sous peu. La formation nécessite plusieurs semaines pour couvrir l’ensemble des opérations. À terme, le personnel doit maitriser tous les modules de cette nouvelle plateforme dont la vitrine ultime sera Sofia.

Le 23 juin, l’outil de recherche Sofia remplace Virtuose

Le nom Sofia vient du grec σοφία, qui évoque la sagesse et le savoir.

Dès ce jour, la communauté découvre certains avantages de Sofia, comme la possibilité d’emprunter jusqu’à 100 documents, renouvelables automatiquement si son dossier est en règle, à moins qu’un document soit rappelé ou réservé par une autre personne. Après certains allègements sanitaires, il devient possible d’aller dans les autres bibliothèques universitaires et profiter de l’avantage d’une mise en commun des collections de 18 universités.

Au fil des mois, de nouvelles fonctionnalités apparaissent avec, entre autres, la réservation d’un document disponible. Cette fonction permet de s’assurer de la disponibilité du document souhaité et de venir le chercher au comptoir de prêt. Au printemps 2022, il sera possible de demander un document, quel que soit l’établissement partenaire où il se trouve, en un seul clic.

L’implantation d’une plateforme partagée entre 18 universités est un défi immense. Sa réalisation en plein confinement dû à une pandémie est forcément inoubliable.